How to? Entwicklung kommunaler Verpflegungskonzepte

• Jede Kommune hat ihre indiviudellen Rahmenbedingungen und Ressourcen. Daher ist auch der Weg zum kommunalen Verpflegungskonzept individuell.
• Trotzdem gibt es einige Erfolgsfaktoren und zentrale Meilensteine für die Entwicklung eines kommunalen Verpflegungssystems.
• Kommunale Verpflegungskonzepte gelingen dann, wenn Zusammenarbeit verlässlich, Kommunikation transparent und der Prozess klar strukturiert ist. So entsteht ein tragfähiger Handlungsrahmen für die Kita- und Schulverpflegung.

• Der Weg zum kommunalen Verpflegungskonzept ist individuell
• Erfolgsfaktoren und zentrale Meilensteine für ein kommunales Verpflegungskonzept
• Verlässlich, transparent, strukturiert: So gelingt ein kommunales Verpflegungskonzept

Am Anfang steht die bewusste Entscheidung für das Projekt „Entwicklung kommunales Verpflegungskonzept“. Diese kann von der Verwaltungsleitung ausgehen oder vom Gemeinderat angestoßen werden. Wichtig ist in jedem Fall eine frühzeitige Klärung der Rahmenbedingungen: Welche Ziele verfolgt die Kommune mit der Konzeptentwicklung? Bis wann soll das Konzept vorliegen? Und in welcher Form wird es am Ende beschlossen oder vorgestellt?

Je klarer diese Fragen zu Beginn beantwortet sind, desto zielgerichteter können Vorarbeiten und Konzeptentwicklung erfolgen. Dabei sollte auch geklärt werden, ob das Konzept vor allem strategische Grundsatzentscheidungen vorbereiten oder die bestehende Qualität unter unveränderten Rahmenbedingungen verbessern soll. Ebenso kann es als Grundlage für eine anstehende Beschaffung dienen. 

Die Entwicklung eines kommunalen Gesamtkonzepts erfordert klare Zuständigkeiten und eine realistische Arbeitsplanung. Das Projekt sollte deshalb nicht von einer einzelnen Person getragen werden, sondern von einem Kernteam aus Verwaltung und Einrichtungsebene.

Bewährt hat sich die Zusammensetzung mit Personen aus der Verwaltung und aus Einrichtungen:

• verantwortliche Fachkraft aus der Kita- oder Schulverwaltung
• Leitungen oder Verpflegungsverantwortliche aus Einrichtungen
• bei Eigenbewirtschaftung zusätzlich Hauswirtschafts-, Küchen- oder Mensaleitungen
• gegebenenfalls eine Vertretung der Eltern und Erziehungsberechtigten, etwa aus dem Gesamtelternbeirat

Damit das Gremium arbeitsfähig ist, sollte das Kernteam aus maximal sechs Personen bestehen.

Wenn das Konzept für viele Einrichtungen gilt, können zwei bis drei Personen aus den Einrichtungen aktiv mitarbeiten und die übrigen Kitas und/oder Schulen vertreten. Notwendige Informationen als Grundlage zur Erarbeitung sowie Stellungnahmen zu Konzeptentwürfen können ergänzend von allen Einrichtungen schriftlich eingeholt werden oder in einem Austauschformat besprochen werden.

Auch weitere Akteurinnen und Akteure der Kita- und Schulverpflegung können und sollten während der Entwicklung beteiligt werden.

Wichtig ist außerdem eine Person als Projektleitung zu benennen. Diese Person koordiniert das Vorhaben, bereitet Projekttreffen vor, moderiert die Treffen, dokumentiert Ergebnisse und ist zentrale Ansprechperson. 

In einem ersten Projekttreffen sollten Arbeitsweise, Aufgabenverteilung, Kommunikationsregeln, Beteiligungsformen und Abläufe gemeinsam vereinbart werden.

Ebenso wichtig ist eine klare Projektkommunikation nach innen und außen. Der Start kann etwa über eine Pressemitteilung oder einen Social-Media-Post bekannt gemacht werden. Eine direkte Information über das Vorhaben an die betroffenen bzw. beteiligten Einrichtungen (die nicht direkt im Kernteam vertreten sind, aber für die das Konzept ebenfalls gelten soll) ist in jedem Fall sinnvoll.

In dieser Mitteilung sollten Ziele, Zeithorizont und Mitwirkungsmöglichkeiten genannt werden. So wird transparent, worum es im Projekt geht und wie sich die verschiedenen Akteurinnen und Akteure einbringen können.

Grundlage für die weitere Arbeit und die konkrete Zeitplanung ist eine sorgfältige Analyse der Ausgangssituation. Erfasst werden sollten die vorhandenen Rahmenbedingungen und Daten aller Einrichtungen, etwa:

• Einrichtungstypen und Anzahl
• Bewirtschaftungssysteme
• Küchen- und Raumkapazitäten
• Produktionssysteme
• bestehende Verpflegungsangebote und Qualitätsanforderungen
• Räume und Ausstattung
• Personalkonzepte
• Organisatorische Abläufe wie Bestellung und Abrechnung

Diese Informationen können über Abfragen bei Einrichtungsleitungen, eigene Vor-Ort-Erhebungen und vorhandene Unterlagen zusammengetragen werden. Die Auswertung der Daten bildet die Basis für die Formulierung von Entwicklungszielen und Ableitung entsprechender Maßnahmen. Das Fachzentrum für Ernährung Rheinland-Pfalz hält eine übersichtliche Tabelle für die Ist-Analyse bereit.

Nach der Auswertung der Ausgangslage können die Schwerpunktthemen für das kommunale Verpflegungskonzept definiert werden. Dabei geht es darum zu klären, welche Themen zentral sind, welche ergänzt werden sollen und welche für die Kommune besondere Priorität haben.

Typische Inhalte sind unter anderem:

• Verpflegungsangebot und Qualitätsanforderungen
• Bewirtschaftungskonzept und Verpflegungssystem
• organisatorische Abläufe
• Kommunikationswege und Zuständigkeiten
• Qualitätssicherung

Eine umfassende Liste klassischer Inhaltsthemen findet sich im Artikel Kommunales Verpflegungskonzept für Kitas und Schulen – Was ist das und warum es sich lohnt?

Die Finanzierung der Verpflegung inklusive der Frage, ob und in welcher Höhe die Verpflegung von der Kommune subventioniert wird, kann ebenfalls Bestandteil sein. Dies wird jedoch von Kommune zu Kommune unterschiedlich stark ausgeprägt im Konzept behandelt. Bei der Konzeptentwicklung haben die Finanzen aber natürlich in jedem Fall Einfluss auf die übrigen Themen.

Zudem werden Maßnahmen erläutert, die von der Verwaltung direkt umgesetzt werden. Dazu können etwa regelmäßig stattfindende Runde Tische auf Trägerebene gehören, bei denen über Qualitätssicherung, Akzeptanzsteigerung oder die Neubeauftragung von Verpflegungsanbietern gesprochen wird.

Häufig werden außerdem übergeordnete Ziele zur Partizipation von Kindern, Jugendlichen sowie Eltern und Erziehungsberechtigten und zur Verbindung von Verpflegung und Ernährungsbildung formuliert.

Die konkrete Umsetzung regelmäßiger Aktivitäten mit Kindern und Jugendlichen, etwa Ernährungsbildungsangebote, Zufriedenheitsbefragungen oder Feedbackauswertungen, liegt hingegen in den Einrichtungen. Diese Punkte sind Inhalt von Einrichtungskonzepten.

Die Abgrenzung ist wichtig: Das kommunale Verpflegungskonzept setzt den strategischen Rahmen für mehrere Einrichtungen, das Einrichtungskonzept regelt die praktische Umsetzung vor Ort.

Eine Sammlung grundlegender Informationen und Arbeitshilfen zur Erstellung von kommunalen Verpflegungskonzepten und den Inhaltsthemen steht auf unserer digitalen Pinnwand Informationssammlung Kita- und Schulverpflegung bereit. 

Neben dem Kernteam können und sollten weitere Akteurinnen und Akteure themenbezogen beteiligt werden. Dazu gehören je nach Kommune unter anderem pädagogisches Personal, Eltern und Erziehungsberechtigte, Kinder und Jugendliche, Mitarbeitende aus Vergabestelle, Bauamt, Gesundheits- und Veterinäramt sowie Verpflegungsanbieter.

Die Beteiligung sollte sich am jeweiligen Anlass und an der jeweiligen Zielgruppe orientieren. Möglichkeiten sind zum Beispiel:

• Abfragen zur Ist-Situation, etwa zu Angeboten und Abläufen in Mensen
• Klärung von Rahmenbedingungen mit Einrichtungen und Fachstellen, etwa zu Pausenzeiten oder vergaberechtlichen Anforderungen
• Abstimmung geplanter Maßnahmen mit den zuständigen Akteurinnen und Akteuren vor Ort
• Online-Befragungen zu Zufriedenheit, Wünschen und Kritik
• Einbindung von Schüler- und Elternvertretungen in Projekttreffen
• Informations- und Austauschtermine für interessierte Eltern, Erziehungsberechtigte, Kinder und Jugendliche

Bei der Einbindung sollten Rahmenbedingungen, Entwicklungsmöglichkeiten und Grenzen, z. B. durch Vorgaben im Lebensmittel- oder Vergaberecht oder durch finanzielle und personelle Ressourcen transparent gemacht werden. So entsteht ein besseres gegenseitiges Verständnis.

Sind die Inhalte geklärt, kann die Zeitplanung konkretisiert werden. Empfehlenswert ist ein schrittweises Vorgehen in Etappen. Damit Themen, Abstimmungen und Rückmeldeschleifen realistisch bearbeitet werden können.

Möglich ist die Aufteilung der Inhaltsthemen auf einzelne Projekttreffen. Die Termine sollte möglichst frühzeitig und gebündelt zum Beispiel bei einem Auftakttreffen festgelegt werden. Dabei sind Urlaubszeiten bzw. Ferien und Schließzeiten zu berücksichtigen.

Eine mögliche Reihenfolge der Bearbeitung ist:

• Rahmenbedingungen und Bewirtschaftungssystem
• Verpflegungsangebot und Qualität, einschließlich DGE-Qualitätsstandards für die Verpflegung in Kitas und Schulen und Nachhaltigkeit (u. a. Einsatz von regionalen und Bio-Lebensmitteln sowie Maßnahmen zur Vermeidung von Lebensmittelabfällen)
• Partizipation, Ernährungsbildung und akzeptanzsteigernde Aktivitäten

Bei jedem Thema muss jeweils die Qualitätssicherung mitgedacht und in geeignete Maßnahmen übersetzt werden.

In den Projekttreffen wird der aktuelle Stand in den Einrichtungen betrachtet, organisatorische Rahmenbedingungen benannt und Zielvorstellungen miteinander abgeglichen.

Fachinformationen, zum Beispiel aus den DGE-Qualitätsstandards, und Ergebnisse bereits durchgeführter Befragungen zur Zufriedenheit werden einbezogen. Auch Erfahrungen aus anderen Kommunen, die im Vorfeld recherchiert werden, können hilfreich für die eigenen Planungen sein.

Für die fachliche Beratung kann zum Beispiel einmal jährlich eine kostenfreie Basisberatung Gemeinschaftsverpflegung beim LErn BW beantragt werden. Eine Coachin oder ein Coach für die Gemeinschaftsverpflegung kann zu einem ausgewählten Thema, wie Akzeptanzförderung oder Speisenplanung beraten.

Mit einer guten Aufbereitung aller verfügbaren Informationen, durch die Projektleitung oder die für das Thema verantwortliche Person, können zielführende und lösungsorientierte Projektbesprechungen durchgeführt werden.

Im Verlauf der Erarbeitung sollten alle einbezogenen Informationen gesammelt, die Projektreffen protokolliert und die Ergebnisse in einem Dokument zusammengeführt werden.

Ein erster Gliederungsentwurf kann früh angelegt und nach und nach mit Inhaltstexten gefüllt werden. Die Kapitel können je nach Expertise unter den Mitgliedern des Kernteams aufgeteilt werden.

Einrichtungen, die nicht direkt an der Entwicklung beteiligt waren, sollten die Möglichkeit erhalten entweder das verschriftlichte Konzept zu kommentieren oder sich bei einer entsprechenden Austauschveranstaltung nochmals einzubringen.

Die Endredaktion und weitere Betreuung bis zur Freigabe oder Beschluss durch Verwaltungsleitung oder Gremium übernimmt dann wieder eine Person, zum Beispiel die Projektleitung.

Bewährt hat sich, kurz-, mittel- und langfristige Ziele und Maßnahmen zu unterscheiden.

Zunächst sollte bei jedem Themengebiet die Frage beantwortet werden: „Was kann kurzfristig mit den bestehenden Strukturen und Ressourcen einfach und pragmatisch umgesetzt werden?“ Diese Punkte können dann direkt angestoßen und im Alltag der Einrichtungen erprobt werden.

Danach folgen die Fragen: „Welche Maßnahmen können mittel- oder langfristig zum Beispiel mit der nächsten Ausschreibung umgesetzt werden? Was muss dafür vorbereitet werden?“ Hier sollten entsprechende Etappenziele bzw. Meilensteine festgelegt werden.

Für die Konzeptentwicklung und spätere Umsetzung gilt: Maßnahmen müssen nicht nur fachlich sinnvoll, sondern auch praktisch machbar sein. Deshalb sollten Zuständigkeiten, Ressourcen und Umsetzungswege früh mitgedacht werden.

Während der Entwicklung sollte das Zusammenwirken der einzelnen Ebenen Verwaltung, Einrichtungen und Verpflegungsanbieter bzw. Mensa immer mitgedacht werden. Der Einbezug der handelnden Akteurinnen und Akteure sowie eine wertschätzende Kommunikation fördern die erfolgreiche Umsetzung.

Ziele und Maßnahmen sollen gut überlegt und abgestimmt sein, jedoch gilt es ein „Verzetteln im Klein-Klein“ zu vermeiden. Das Gesamtprojekt sollte nicht aus dem Blick geraten. Eine neutrale Begleitung oder eine Moderation aus den eigenen Reihen kann helfen, die wesentlichen Themen und die Zeit im Blick zu behalten. 

Damit aus dem beschlossenen Konzept ein gelebtes Konzept wird, braucht es Kontinuität. Angestoßene Maßnahmen müssen weiterverfolgt, ihre Umsetzung überprüft und bei Bedarf angepasst werden. Mittel- und langfristig geplante Aktivitäten sollten aktiv angestoßen werden.

Zur Qualitätssicherung empfiehlt sich die Etablierung eines Runden Tisches Kitaverpflegung oder eines Runden Tisches Schulverpflegung auf kommunaler Ebene. Regelmäßige Treffen, ergänzt durch Besprechungen mit Verpflegungsanbietern, können viel zur kontinuierlichen Qualitätsentwicklung beitragen.

Der Runde Tisch Schulverpflegung bietet einen geeigneten Rahmen, um übergeordnete Fragen zu besprechen, Maßnahmen zu begleiten und ihren Beitrag zur Zielerreichung zu prüfen.

• Der Artikel enthält Erfahrungswerte aus dem Projekt Nachhaltige Schulverpflegung mit kommunalem Konzept und Schwerpunkt Fortbildung für Verwaltungskräfte des LErn BW – Landeszentrum für Ernährung Baden-Württemberg
• Fachzentrum Ernährung Rheinland-Pfalz: Schritt-für-Schritt-Anleitung Handlungsleitfaden zur Erstellung eines Verpflegungskonzepts für kommunale Kita- und Schulträger (PDF), 2020 (zuletzt abgerufen: 12.10.2026)