Kommunales Verpflegungskonzept – aus Praxisbeispielen anderer lernen

• Hintergrund der Praxisbeispiele zu kommunalen Verpflegungskonzepten
• Praxisbeispiel: Nachlassende Qualität im Schulzentrum
• Praxisbeispiel: Kritik nach einem Anbieterwechsel
• Praxisbeispiel: Anspruch und Wirklichkeit stimmen nicht überein
• Praxisbeispiel: Vorbereitung einer Neuausschreibung
• Praxisbeispiel: Neue Küche für mehrere Schulen
• Praxisbeispiel: Geringe Mittagessenszahlen und unterschiedliche Organisation
• Übergreifende Erkenntnisse

Die Verpflegungsqualitäten der Projekteinrichtungen (Schulen und eine Kita) der Kommune sind insgesamt unterschiedlich. Die Schulen der Kommune werden von einem Anbieter versorgt. Die Kita verfügt über eine Mischküche in Eigenbewirtschaftung.

Die Qualität des Schulessens am Schulzentrum einer Kommune geht zurück. In der Mensa ist es häufig unruhig und die Abläufe bei der Speisenausgabe sind für die Schülerinnen und Schüler nicht klar. Das Schulessen erfährt wenig Akzeptanz. Nur ein geringer Teil der Schülerinnen und Schüler nimmt regelmäßig am Mittagessen teil. Vor allem Schülerinnen und Schüler ab der Klassenstufe 7 versorgen sich gerne außerhalb.

• Attraktives, gesundheitsförderndes und nachhaltiges Verpflegungsangebot in den Kitas und Schulen der Kommune.
• Akzeptanz der Mittagsverpflegung stärken, vor allem am Schulzentrum.

Es wurden einheitliche Qualitätsanforderungen festgelegt. Diese wurden in einem Team aus Verwaltung, Schulleitungen, Lehrkräften, Kitaleitung und Hauswirtschaftsleitung der Kita in vier durch das LErn BW begleiteten Projekttreffen erarbeitet. Die Projekttreffen fanden teilweise in den Einrichtungen statt, sodass die Mittagsverpflegung vom Projektteam selbst getestet werden konnte.  

Die erarbeiteten grundsätzlichen Qualitätsanforderungen umfassen:

• die Gestaltung eines attraktiven Speiseplans. Es sollen täglich zwei verschiedene Tellergerichte angeboten werden, sodass Kinder und Jugendliche tatsächlich eine Auswahl haben und potentiell für jeden etwas dabei ist.
• das Angebot eines Salattellers, der auch ohne Vorbestellung und zum Mitnehmen in Mehrwegbehältern verfügbar ist. Dies soll vor allem den älteren Schülerinnen und Schülern, die ihre Pause gerne draußen verbringen, entgegenkommen.
• den Einbezug von Wünschen und Kritik der Schülerinnen und Schüler bei der Speisenplanung.
• die Umsetzung von Nudging-Maßnahmen bei Speiseplangestaltung und Essensausgabe. Diese stellen gesundheitsfördernde und nachhaltige Speisen in den Vordergrund ohne die Wahlfreiheit einzuschränken.
• das vorwiegende Angebot ovo-lacto-vegetarischer Speisen.
• den Einsatz von mindestens 30% Bio-Lebensmittel sowie regionalen Lebensmitteln.
• den Nachweis eines Konzepts gegen Lebensmittelverschwendung sowie die Umsetzung entsprechender Maßnahmen.

Bereits während der Projektlaufzeit wurde eine Neuausschreibung der Mensa durchgeführt. Die erarbeiteten Qualitätsanforderungen wurden direkt verankert. Für den Beginn des neuen Schuljahrs wurde der Bewirtschaftungsauftrag erteilt. Die Umsetzung der Pläne kann dementsprechend Schritt für Schritt erfolgen.

Parallel zu den anderen Maßnahmen, soll die Mensa zeitnah ansprechender gestaltet werden, sodass Schülerinnen und Schüler gerne ihre Pause dort verbringen. Folgendes wird getan:

• attraktivere Mensagestaltung unter Beteiligung der Schülerschaft
• Einsatz lärmhemmender Materialien
• Einführung freiwilliger Mensascouts (ältere Schülerinnen und Schüler, die auf Ruhe und geordnete Abläufe in der Mensa hinwirken)
• klarere Abläufe bei der Essensausgabe

• Optimierungen sind stets auf verschiedenen Ebenen möglich und können über unterschiedliche Wege initiiert werden.
• Anpassungen vor Ort, die im eigenen Zuständigkeitsbereich liegen bzw. in Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Einrichtungen erfolgen können, sollten direkt verabredet und in die Wege geleitet werden.
• Veränderungen, für die Beauftragungen erfolgen bzw. Verträge geschlossen werden müssen, sind umfassend zu beraten und entsprechend zu verankern.
• Gelegenheiten, die sich für die Festlegung von Qualitätsanforderungen bieten, sollten auch kurzfristig genutzt werden.

Die Kommune wechselte zu Beginn der Projektlaufzeit den Verpflegungsanbieter für die Verpflegung der Kita und die Mensa des Schulzentrums. Nach dem Anbieterwechsel wurde das Essen stärker am DGE-Qualitätsstandard für die Verpflegung in Schulen der Deutschen Gesellschaft für Ernährung (DGE) ausgerichtet. Der höhere Anteil pflanzlicher, biologischer und saisonaler Speisen führte zunächst zu Unzufriedenheit bei Teilen der Kinder, Jugendlichen, Eltern und Erziehungsberechtigten.

• Kindern und Jugendlichen ein gesundheitsförderndes, nachhaltiges und akzeptiertes Angebot bieten.
• Zufriedenheit bei Kindern, Jugendlichen, Eltern und Erziehungsberechtigten erreichen.
• Qualität des Angebots kommunizieren und geregelte Kommunikationsabläufe etablieren.

Die Kommune begegnete der aufkommenden Kritik sachlich und bearbeitete die einzelnen Eingaben differenziert. Konkret:

• reagierte die Kommune zeitnah auf Kritik und Änderungswünsche. Mit Vertreterinnen und Vertreternder Elternschaft und den Kritikerinnen und Kritikern wurden Gespräche geführt und auf die Anliegen wurde eingegangen.
• erfolgte ein enger Austausch mit dem Anbieter, sodass mögliche Änderungen des Speisenangebots zeitnah umgesetzt wurden.
• wurden Zufriedenheitsbefragungen in Kita und Schule durchgeführt und ausgewertet. Sie zeigten, dass der Großteil der Kinder mit dem angebotenen Essen zufrieden ist. Auf Wünsche wird soweit wie möglich eingegangen.
• werden die Befragungen regelmäßig wiederholt, ausgewertet und entsprechende Anpassungen vorgenommen.

Die Kommune hat überprüft, ob sie auch weiterhin hinter den gesetzten Qualitätsanforderungen, wie der Umsetzung der Speisenplanung nach DGE-Empfehlungen entsprechend der Saison und einem hohen Anteil bio-regionaler Lebensmittel steht. Und ob diese einem akzeptierten Mittagessen für die Kinder und Jugendlichen der Kitas und Schule grundsätzlich entgegenstehen.

Sie hat sich dafür entschieden die Qualitätsanforderungen beizubehalten. Es soll weiterhin ein ansprechendes, abwechslungsreiches und vollwertiges Mittagessen angeboten werden. Auf Wünsche und Anregungen wird weiterhin eingegangen und Anpassungen werden, soweit dies möglich ist, vorgenommen.

Die Kommune bleibt weiterhin im Gespräch mit den verschiedenen Anspruchsgruppen und ist bereit konstruktiv an der Qualitätsentwicklung des Kita- und Schulessens zu arbeiten.

Zukünftig soll ein Informationsflyer Auskunft über die Hintergründe der gesetzten Ziele und die Umsetzung in den Einrichtungen der Kommune geben. Dieser soll zum Beispiel bereits bei der Anmeldung zur Kita oder Schule ausgegeben werden.

• Das Beispiel zeigt, dass Veränderungen optimalerweise schrittweise erfolgen, transparent kommuniziert und gemeinsam weiterentwickelt werden müssen.
• Nicht alle Beteiligten werden Veränderungen von Beginn an zustimmen, entscheidend ist der konstruktive Umgang mit Kritik und die Bereitschaft darauf einzugehen. Dies bedeutet nicht unbedingt grundsätzlich gefasste Beschlüsse zu revidieren, sondern vielmehr Wege zu finden die Umsetzung akzeptabel zu gestalten.

Für die Mensa des Schulzentrums waren die Qualitätsanforderungen bereits umfassend formuliert. Sie waren Grundlage für die Beauftragung des Mensapächters und reichten von der Umsetzung der Empfehlungen zu Lebensmittelhäufigkeiten und -qualitäten der DGE-Qualitätsstandards für die Schulverpflegung über die Auswahl von Lebensmitteln mit niedrigen Vorverarbeitungsgraden und den Einsatz von Bio-Lebensmitteln bis hin zur Gestaltung des Bestell- und Auswahlprozesses.

Grundsätzlich sollten Kinder und Jugendliche die Möglichkeit haben, spontan am Mittagessen teilzunehmen und zwischen zwei vollwertigen Speisen auszuwählen sowie Komponenten zu tauschen. Die tatsächliche Umsetzung blieb jedoch hinter den Vorgaben zurück. Dies führte zu Unzufriedenheit in den Schulen sowie bei Eltern und Erziehungsberechtigten.

Für die Verpflegung an den weiteren Schulen der Kommune waren noch keine einheitlichen oder gleichwertigen Qualitätsanforderungen formuliert. Die Organisation und das Verpflegungsangebot an diesen Schulen wichen vom Konzept des Schulzentrums ab.

• Einheitliche Verpflegungsqualität an allen Schulen der Kommune.
• Realistische Qualitätsanforderungen festlegen und Umsetzung sicherstellen.
• Kommunikationsprozesse regeln und Beteiligung relevanter Gruppen organisieren.

Der Fokus im Projekt lag zunächst darauf, das Verpflegungsangebot am Schulzentrum zu erfassen. Es erfolgte

• ein Abgleich von Anforderungen und tatsächlicher Umsetzung
• die Prüfung der Anforderungen auf Praktikabilität

Dies beinhaltet zum Beispiel die stufenweise Umsetzung der DGE-Empfehlungen. Unter anderem soll das Angebot ovo-lacto-vegetarischer Speisen gestärkt und die Häufigkeit der angebotenen Speisen mit Fleisch oder Wurst schrittweise von täglich auf dreimal wöchentlich und mittelfristig auf zweimal bzw. einmal pro Woche reduziert werden.

Die Schülerinnen und Schüler sollen die Möglichkeit haben nach und nach neue Gerichte kennen und mögen zu lernen. Der Verpflegungsanbieter soll die Möglichkeit haben Speiseplan und Küchenorganisation Schritt für Schritt anzupassen.

Zukünftig sollen zudem mehr Bio-Lebensmittel eingesetzt werden, auch hier ist ein stufenweises Vorgehen angedacht.

Das Kioskangebot soll während der Mittagessenszeit eingeschränkt werden, sodass die warme Mittagsmahlzeit an Akzeptanz gewinnen kann. Insgesamt soll das Angebot am Kiosk auf ausgewählte Snacks reduziert werden. Sodass die ursprünglichen Vorgaben nahezu erreicht werden.

Um die Akzeptanz des Schulessens zu stärken werden zukünftig

• Feedbackaktionen für Schülerinnen und Schüler der verschiedenen Schulen des Schulcampus durchgeführt, ausgewertet und in die Umsetzung der Verpflegung einbezogen. Zum Beispiel im Rahmen der Speisenplanung.
• Elternvertreter und interessierte Eltern regelmäßig zur Qualitätsentwicklung informiert und eingebunden

Parallel wurde die Qualitätssicherung zu einer der Hauptprioritäten im Bereich der Verpflegung. Es wurden regelmäßige Treffen zwischen Verwaltung und Verpflegungsanbieter sowie stichprobenartige Kontrollen des Speiseplans sowie der angebotenen Lebensmittel am Kiosk und der Kiosköffnungszeiten angesetzt und durchgeführt.

Die formulierten Qualitätsanforderungen sollen im Schulzentrum nach und nach umgesetzt werden. Für weitere Beauftragungen wurden machbare Anforderungen formuliert und klar abgestimmt. Auch hier greift das Qualitätssicherungskonzept. Die Anforderungen wurden bereits bei der Beauftragung für eine weitere Schule umgesetzt.

So werden aus hohen Ansprüchen realistische und überprüfbare Schritte.

• Qualitätsanforderungen sollten mit konkret benannten und umsetzbaren Maßnahmen zur Qualitätssicherung verbunden werden. Dies ermöglicht eine konstante Qualitätsentwicklung.
• Regelmäßige und verbindliche Kommunikation zwischen Auftraggeber (Kommune) und Auftragnehmer (Verpflegungsanbieter) sorgt für Klarheit und Verlässlichkeit.
• Die Rollen der einzelnen Akteure (Kommune, Schulen, Verpflegungsanbieter, Eltern und Erziehungsberechtigte) sind klar zu benennen. Dies ermöglicht eine zielführende und klare Kommunikation, vermeidet Missverständnisse und trägt zur spannungsarmen und erfolgreichen Umsetzung des Tagesgeschäfts bei.

Die Kommune ist Träger mehrerer Schulen, vier davon bilden ein Schulzentrum und nutzen die Mensa zusammen mit der Schulkindbetreuung.

Die Mensa des Schulzentrums wird von einem lokalen Verpflegungsanbieter betrieben. Eine weitere Schule wird von einem zweiten Verpflegungsanbieter im Cook & Hold System (Warmverpflegung) beliefert, dieser hat seinen Sitz ca. eine Stunde entfernt.

Der lokale Anbieter (Mensa am Schulzentrum) gibt seinen Betrieb in absehbarer Zeit auf. Es steht eine Neuausschreibung der Verpflegung für alle Schulen der Kommune bevor.  

Abstimmung von einheitlichen Qualitätsanforderungen für die Verpflegung aller Schulen mit Fokus auf gesundheitsfördernde und nachhaltige Angebote sowie optimierte Abläufe.

Die Kommune entwickelte ein umfassendes Konzept mit Anforderungen an Speiseangebot, Organisation, Kommunikation, Partizipation und Ernährungsbildung.

• In Projektlaufzeit: Entwicklung der Anforderungen: Ein kleines Team mit Personen aus Verwaltung und Einrichtungen wurde gebildet. Sofort umsetzbare Maßnahmen wurden identifiziert, mit dem Verpflegungsanbieter des Schulzentrums besprochen und erprobt. Zudem wurden weitere Ziele für die Ausschreibung festgehalten.
• Mittelfristig: Prüfung auf Umsetzbarkeit durch weitere Anbieter: Es wird ein Markterkundungsverfahren durchgeführt.
• Formulierung von Ausschreibungsunterlagen: Auf Grundlage der Erkenntnisse aus der Markterkundung wird die Ausschreibung vorbereitet. Es werden Muss-Kriterien (Anforderungen in der Leistungsbeschreibung) und Kann-Kriterien (Bewertungskriterien) unterscheiden. Im Rahmen der Planungen wird entschieden, ob ein gemeinsamer Anbieter für alle Schulen beauftragt werden soll.

So soll eine möglichst erfolgreiche Ausschreibung mit entsprechenden Angeboten sichergestellt werden. Im Ergebnis soll eine qualitativ hochwertige, finanzierbare Verpflegung in den Schulen, realistisch umgesetzt werden.

Werden Vorbereitungen auf eine anstehende Neuausschreibung der Verpflegung seitens der Verwaltung rechtzeitig begonnen, können notwendige Informationen gesammelt werden und zukünftige Anforderungen umfassend durchdacht werden.

Die direkte und konzentrierte Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Einrichtungen, bei der jede Person ihre Fachlichkeit einbringen kann, trägt zu einem guten Ergebnis bei. Jede Anforderung oder angedachte Veränderung kann von verschiedenen Blickwinkeln auf Umsetzbarkeit beurteilt werden und es können praktikable Lösungen entwickelt werden.

Die Kommune ist Träger mehrerer Schulen an denen die Kinder und Jugendlichen in unterschiedlichen Verpflegungssystemen versorgt werden. An zwei Mensen wird mit eigenem Personal vor Ort im Cook & Serve System (Frisch- und Mischküche) gearbeitet. Weitere Mensen werden im Cook & Hold System (Warmverpflegung) beliefert. An einer Schule erhielten die Kinder das Essen bisher in Einzelportionsschalen im Cook & Freeze System (Tiefkühlkostsystem). Am Projekt nahmen vier Schulen mit unterschiedlichen Verpflegungssystemen teil.

Parallel zur Projektteilnahme erfolgte die Planung eines neuen Schulzentrums mit Mensa. In diesem Zusammenhang stellte sich die Frage: Wie kann die Verpflegung der Schülerinnen und Schüler zukünftig attraktiv, effektiv und wirtschaftlich erfolgen?

• Optimierung der Organisation und des Verpflegungsangebots an bestehenden Schulen
• Entwicklung gemeinsamer Standards und Planung umsetzbarer Entwicklungsschritte
• Weiterentwicklung von Infrastruktur

Von der Stadtverwaltung wurde ein zukunftsfähiges Mensakonzept entwickelt.

In den bestehenden Mensen werden folgende Maßnahmen eingeführt, erprobt und Schritt für Schritt weiter ausgebaut. Hierzu gehören unter anderem:

• Orientierung am „DGE-Qualitätsstandard für die Verpflegung in Schulen“ bei der Speisenplanung. Beispielsweise werden in den Mensen Aktionstage mit Fokus auf das vegetarische Angebot umgesetzt. Die angedachten Themen reichen von Fitness über Klimaschutz bis hin zu Selbstbedienungsangeboten mit Trendgerichten.
• Schrittweise Steigerung des Einsatzes biologischer und regionaler Lebensmittel. Mit bestehenden Lieferanten wurden Lebensmitteln ausgewählt, die zukünftig in Bio-Qualität eingekauft werden. Die Recherche von und der Kontakt zu regionalen Anbietern werden gestärkt.
• Einsparung von Abfällen und das Angebot bedarfsgerechter Portionen. In einer Schulmensa wurden die Kinder bisher aufgrund der räumlichen Gegebenheiten und Ausstattung mit zugekauften, vorportionierten Speisen versorgt. Nun wurde der Umstieg auf den Kauf von Mehrportionengebinden, welche vor Ort portioniert werden, und Ergänzung durch frische Komponenten ermöglicht. Dies reduziert Verpackungs- und Lebensmittelabfälle.

Die Küche des neuen Schulzentrums soll zukünftig sowohl die Schülerinnen und Schüler direkt vor Ort als auch mehrere, weitere Schulen der Kommune (bisher durch Verpflegungsanbieter belieferte Schulen) versorgen. Sie soll in Eigenbewirtschaftung betrieben werden.

Die Kommune verspricht sich von dem Konzept folgende Vorteile:

• Kürzere Warmhaltezeiten durch kürzere Wege von Küche zu Schulen. Dies ermöglicht eine bessere sensorische und ernährungsphysiologische Qualität des Mittagessens.
• Bessere Wirtschaftlichkeit durch höhere Produktionszahlen der eigenbewirtschafteten Küche.
• Zuverlässige Umsetzung kommunaler Qualitätsanforderungen durch direkte Kommunikationswege und motiviertes Personal.

Mit ihrem Konzept möchte die Kommune die Akzeptanz des Schulessens insgesamt steigern.

Der Einbezug von Mensaleitungen in die Konzeptentwicklung ermöglicht es, angestrebte Veränderungen direkt im laufenden Mensabetrieb umzusetzen und auf Praktikabilität zu prüfen.

Die gewonnenen Erkenntnisse können Grundlage für das Gesamtkonzept sein und für weitere Einrichtungen gelten.

Die Verpflegung der drei Schulen eines Schulträgers ist an verschiedene Verpflegungsanbieter vergeben.

Zwei der Schulen werden im Cook & Hold System (Warmverpflegung) von einem regionalen Verpflegungsanbieter beliefert. Die Speisen werden vor Ort vom Personal des Trägers ausgegeben. Die Schülerinnen und Schüler der einen Schule legen sich bereits bei der Bestellung auf eines der beiden Wahlessen fest.

Die Schülerinnen und Schüler der zweiten Schule können kurz vor dem Mittagessen wählen.

Die dritte Schule holt das Essen selbst aus einer nahegelegenen Kantine ab, in der das Mittagessen zuvor im Cook & Chill System (Kühlkostsystem) regeneriert wurde.

In allen drei Schulen waren die Speisepläne bisher wenig kindgerecht und lange Warmhaltezeiten wirkten sich negativ auf das Aussehen, den Geschmack und die Konsistenz der Speisen aus.

Geringe Akzeptanz des Schulessens – Insgesamt nehmen nur wenige Schülerinnen und Schüler an der Verpflegung teil.

Im Projekt ging es darum folgende Hauptfragestellungen zu beantworten:

• Wie kann die Verpflegung der drei Schulen langfristig mit höheren und einheitlichen Qualitätsanforderungen erfolgen?
• Welche Maßnahmen können möglichst zeitnah zu einer Verbesserung der Qualität beitragen?
• Wie können höhere Mittagessensquoten erreicht werden?

In einem ersten Schritt wurde Kontakt zu den bestehenden Verpflegungsanbietern aufgenommen. Ein speziell für Kinder entwickelter Speiseplan eines Anbieters wird nun in den beiden Schulen erprobt.

Verwaltung und Einrichtungsleitungen legten grundsätzliche, einheitliche Verpflegungsanforderungen fest. Diese zielen darauf ab, dass

• Schülerinnen und Schüler entsprechend ihrer Bedürfnisse versorgt und
• die Abläufe für Schulen und Verwaltung effizienter gestaltet werden.

Grundsätzlich gibt es mehrere Optionen zur Umsetzung:

• Neubeauftragung eines Verpflegungsanbieters zur Belieferung der drei Schulmensen auf Grundlage der Anforderungen.
• Verpachtung einer aktuell leerstehenden Schulküche mit der Auflage, die anderen Schulen des Trägers auch zu beliefern.
• Individuelle Anpassungen werden in den Schulen zusammen mit den beauftragten Anbietern vorgenommen. Diese zielen darauf die festgelegten Anforderungen Schritt-für-Schritt zu erreichen.

Es sind immer mehrere Wege zum Ziel möglich. Diese gilt es zunächst gründlich zu durchdenken, um eine fundierte Entscheidung zu treffen oder vorzubereiten. Dies kann mehrere Monate in Anspruch nehmen. Daher ist es sinnvoll parallel Optimierungen an der aktuellen Situation anzustreben, welche direkt vor Ort in den Einrichtungen oder mit dem Verpflegungsanbieter vorangetrieben werden können.